Comment organiser un voyage d’affaires ?

D’après le baromètre Amex GBT, les dépenses liées aux voyages d’affaires devraient enregistrer une progression plus ou moins soutenue, d’ici la fin de l’année 2017. Si les grands habitués aux déplacements ne rencontrent aucune difficulté dans l’organisation de leurs voyages, les jeunes diplômés peuvent faire face à divers problèmes, en raison de leur manque d’expérience. Voici quelques conseils pour réussir un déplacement professionnel.

Les documents et les équipements à ne pas oublier

Pour un voyage en dehors des frontières françaises, il est indispensable de prévoir tous les documents nécessaires à savoir un passeport et un visa valable. Il est également recommandé, dans certains cas, de posséder un billet de train utilisable dans le pays de destination pour éviter les problèmes de transport, dès le premier jour.

Après les documents essentiels, il faut noter l’adresse de l’hôtel, les informations disponibles concernant la destination (plan de la ville, coordonnées de l’ambassade de France, etc.), les divers modes de déplacement, les renseignements sur les rendez-vous, les réunions et évaluer le budget nécessaire au séjour.

L’idéal est d’enregistrer l’ensemble des informations dans son smartphone, son ordinateur portable et/ou sa tablette.

S’informer auprès du Ministère des Affaires étrangères

voyage-affaire-volPour s’assurer de ne rien oublier sur les formalités d’un voyage d’affaires, il est préférable de se renseigner auprès du Ministère des Affaires étrangères. Sur une plateforme intitulée Conseils aux Voyageurs, ce dernier propose des conseils par pays et délivre de précieuses informations concernant le visa, le carnet de vaccination, etc.

Pour ceux qui veulent garantir le bon déroulement de leur déplacement, il est parfois recommandé de faire appel à un spécialiste ou a une agence business travel.

Grâce aux prestations d’un expert en voyage d’affaires, il est possible d’optimiser grandement les chances de réussite de son séjour et de s’assurer que celui-ci soit conforme à la politique de voyage de son entreprise.

En règle générale, les spécialistes se chargent de la réservation d’hôtel, de train, d’avion, de l’organisation de séminaire et d’autres événements, tels que les salons professionnels.

A titre d’information, d’après un sondage Ifop pour Aparthotels Adagio les voyageurs d’affaires sont constitués à 50% de cadres de plus de 35 ans chez les hommes et à 30% de personnes issues de la génération Y, chez la gente féminine.

Les professionnels en déplacement recherchent souvent un accès rapide au wifi, ainsi que des modes de déplacement pratiques.

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